Arbeidet i valgkomiteen er viktig for supporterklubben. I en frivillig organisasjon med demokratiske valg, blir kvaliteten på arbeidet bestemt av kvaliteten på de tillitsvalgte. Og det er valgkomiteens oppgave å finne entusiastiske og dyktige kandidater. Tiden for årsmøtene nærmer seg. Her er noen råd og tips til valgkomiteene.
Valgkomiteen og dens arbeid

Hva er en valgkomité:
En valgkomité skal fremme forslag til årsmøtet om aktuelle kandidater til verv i supporterklubben. Valgkomiteen har en viktig oppgave og et stort ansvar for finne dyktige og entusiastiske kandidater og dermed legge grunnlaget for driften i supporterklubben. Komiteen velges selv av årsmøtet og svarer kun for dette.

Vervene som valgkomiteen skal finne kandidater til kan være styremedlemmer, revisorer, kontrollkomité, valgkomité og eventuelt representanter til andre råd/utvalg. Hvem som er på valg vil framgå av vedtekter og årsmøteprotokoll.

Det er en kjensgjerning at arbeidet i valgkomiteen som regel starter for sent. Det er derfor nyttig om det i valgkomiteens retningslinjer er spesifisert at den skal melde til styret senest 2-3 måneder før årsmøtet om at arbeidet er igangsatt. Valgkomiteen bør videre ha en leder med særskilt ansvar for å starte arbeidet. Starter arbeidet for sent blir ikke komiteens arbeid å finne riktig person til riktig verv, men å finne hvem som helst til hva som helst.

Valgkomiteen bør bestå av minst to, men helst flere personer. For at valgkomiteen skal utføre sin oppgave er kommunikasjon med det sittende styret viktig. Tilgang til vedtekter, årsmøteprotokoller, styremøtereferat, handlingsplaner, regnskapsoversikt og liknende gjør arbeidet enklere. Dersom det eksisterer ”arbeidsbeskrivelser”, årsplaner, oversikter over arbeidsoppgaver, kompetansematriser og så videre må disse stilles til valgkomiteens disposisjon.

I periodene mellom årsmøtene er det som regel styret selv som erstatter styremedlemmer og andre som av ulike årsaker ikke fullfører perioden. Styret kan i slike tilfeller gjerne involvere valgkomiteen, i det minste holde den informert.

Arbeidet i valgkomiteen er altså viktig for supporterklubben. I en frivillig organisasjon med demokratiske valg, blir kvaliteten på arbeidet bestemt av kvaliteten på de tillitsvalgte. Det er valgkomiteens oppgave å finne entusiastiske og dyktige kandidater.

Riktig person på riktig sted.
Det å finne de riktige personer til riktig verv er som å sette sammen et fotballag. I tillegg til motivasjon må kandidatene ha kompetanse som gjør vedkommende egnet for oppgaven. Styret og de ulike utvalgene må settes sammen av mennesker med egenskaper som utfyller hverandre i forhold til oppgavene. Styremedlemmer bør rekrutteres fra ulike miljøer for å sikre mangfold. Sammensetningen må ellers vurderes i forhold til alder, kjønn, kontinuitet, kompetanse og personlig egnethet. Ved siden av de som har ideer og er igangsettere må styret også bestå av noen med evne til å gjennomføre rutineoppgaver og holde den røde tråden.

Vedtektene, årsmøteprotokollen, og en oversikt over hvem som er på valg, klargjør omfanget av valgkomiteens arbeid. Som regel er det styremedlemmene valgkomiteen brukes mest tid på å finne. I noen supporterklubber konstituerer styret seg selv etter at det valgt, andre velger kandidater til bestemt verv. Uansett praksis bør valgkomiteen forholde seg til hvilke oppgaver som skal utføres – riktig person på rett sted. Her en kort oversikt over hvilke egenskaper kandidater til ulike verv kan ha:

§ En leder bør ha evne til strategisk tenkning, ha oversikt over hvilke oppgaver som skal utføres når og kunne delegere. Vedkommende skal også fungere som kaptein og bør derfor ha evnen til å få folk til å trekke sammen mot felles definert mål.

§ Talsmannen bør gjerne erfaring med media, evne til å ordlegge seg med vekselvis spissformuleringer og tåkelegging avhengig av omstendighetene.

§ Til oppgaver som økonomistyring og medlemskap trengs ikke nødvendigvis noen med revisorbakgrunn eller økonomisk utdanning, men noen som er stødige med et sunt forhold til andres penger og evne til å gjennomføre rutineoppgaver.

§ Andre utvalgsledere bør ha spesiell kjennskap og interesse for emnet. Uten motivasjon for å gjennomføre en oppgave blir som regel resultatet deretter. For vellykket resultat kreves handlekraft og evne til å ta ansvar på et begrenset område

Valgkomiteens arbeidsmåte:
Når valgkomiteen igangsetter arbeidet, i god tid før årsmøtet, gjøres en henvendelse til styremedlemmer, og andre i verv på valg, om hvordan de stiller seg til gjenvalg. Da oppnås en grov oversikt over omfanget av oppgaven.
En av oppgavene er å vurdere arbeidsinnsatsen til det sittende styret og andre som innehar verv. Dersom det finnes dokumenter (handlingsplan, målsettinger og annet) det er mulig å vurdere styrets arbeid ut fra, bør valgkomiteen ha tilgang til disse (eventuelt med taushetsplikt dersom dokumentene er ”følsomme”). Valgkomiteen bør ha uformelle samtaler med samtlige styremedlemmer, og personer i andre verv i supporterklubben, for å evaluere innsats og få deres tanker om hvordan arbeidet i supporterklubben har forløpt. Innholdet i samtalene er selvsagt fortrolige. Det kan også lønne seg å prate med ”vanlige” medlemmer i supporterklubben og høre hva de mener om styrets arbeid – både om hva som er bra og hva som kan gjøres annerledes og bedre.

Skal valgkomiteen gjøre jobben tilfredsstillende bør også nye kandidater vurderes i forkant av komiteens innstilling. En samtale med aktuelle kandidater på forhånd vil som regel vise om de innehar riktig motivasjon, kompetanse, holdninger og tid til oppgaven. Har vedkommende mange andre interesser, er i gang med husbygging, etablering av familie, oppstart av utdanning/videreutdanning er det store muligheter for det er vervet i supporterklubben som blir skadelidende når tiden kniper. Det bør også avklares om vedkommende har avklart sitt kandidatur med andre viktige instanser i livet (arbeidsgiver, samboer og så videre). Om mulig er det også nyttig å ta kontakt med ”referanser” – det vil si noen som har jobbet/sittet i styrer med vedkommende tidligere. Har aktuelle kandidater gjort en dårlig jobb i tilsvarende jobb/verv før er mulighetene store for at dette vil gjenta seg. I arbeidet med å finne riktige kandidater bør en unngå ukjente, men overdrevent positive og entusiastiske folk som dukker opp på puben og melder sin interesse.

Aktuelle kandidater må få vite hva de går til, de må ha kunnskap om supporterklubben, omfanget av arbeidsoppgavene og hvordan klubben har tenkt å utvikle seg videre. For å gjøre arbeidet enklere for valgkomiteen er det en fordel at oppgavene i supporterklubben er formulert relativt tydelig. Utfordringen er å finne den riktige pedagogiske innfallsvinkelen, men det er lettere å få ja dersom en spør direkte og formidler ærlig og konkret hva vervet medfører av arbeid, oppgaver og tidsbruk.

Det å sitte i et verv i en supporterklubb er frivillig arbeid. Det som kan få folk til å utføre oppgavene er at de føler vervet gir dem noe tilbake, at de har tid og at de opplever det meningsfylt. Respekter derfor at folk sier nei. Er vedkommende en ressursperson, noter navnet og spør eventuelt neste år – ting kan andre seg.

Årsmøtet
Ofte er det vedtektsfestet at valgkomiteens innstilling skal være klar slik at den kan sendes ut sammen med årsmøtepapirene. I virkeligheten presenteres ofte valgkomiteens innstilling på årsmøtet. Sittende styremedlemmer som har signalisert ønske om å være med videre, men som valgkomiteen ønsker å bytte ut, må få informasjon om dette før innstillingen foreligger.

Komiteen skal presentere sin innstilling på årsmøtet. Dersom innstillingen følger årsmøtepapirene er deler av manuskriptet gitt, men komiteen bør i tillegg presentere hvordan komiteen har jobbet og gi en slags kronologisk gjennomgang av hva som er gjort, I presentasjonen av kandidatene bør det begrunnes muntlig hvorfor kandidatene er innstilt. Dersom innstillingen først foreligger til årsmøtet bør innstillingen presenteres skriftlig i en eller annen form.

Valgkomiteens medlemmer velges av årsmøtet. Den bør bestå av folk med stort kontaktnett, organisatorisk erfaring og forståelse av betydningen av sitt verv. Det er naturlig å vurdere tidligere styremedlemmer til slike verv så lenge en er klar over at det å foreslå tidligere styremedlemmer til andre verv i supporterklubben ikke automatisk bidrar til fornyelse.

Artikkelforfatterne har ingen forestilling om at teksten dekker alt som er verdt å vite om emnet. Vi setter stor pris på kommentarer og innspill. Teksten endres fortløpende dersom dette er nødvendig.

Dokumentet opprettet dato: 27. oktober 2006
Dokumentet sist revidert dato: 27. oktober 2006